Na dostępność dokumentów cyfrowych składa się szereg elementów. Omówimy je oddzielnie rozpatrując warstwy tworzące dokument: treść, strukturę oraz wygląd i organizację.
Treść dokumentu to informacja, którą przekazujemy. Struktura dokumentu określa narzędzia jakie stosujemy w tym przekazie. Kolejnymi warstwami tworzącymi dokumentu są prezentacja, czyli wygląd oraz organizacja treści, czyli logika dokumentu. Każdy z tych elementów jest ważny dla zapewnienia dostępności.
Dostępna treść i struktura dokumentu są szczególnie ważne dla grupy osób używających do odczytywania dokumentów programów odczytu ekranu, czyli dla osób niewidomych. Treść tekstowa, aby była dostępna musi być tekstem, a nie np. obrazem tekstu. Elementy graficzne muszą posiadać tekstowy odpowiednik.
Struktura dokumentu pełni rolę analogiczną do elementów semantycznych stron internetowych. Każdy element: akapit, nagłówek, lista, tabela, odnośnik itp. może być narzędziem nawigacji w dokumencie znacznie przyspieszającym odnajdywanie informacji oraz korzystanie z dokumentu. Szczególną rolę pełnią nagłówki, które są najważniejszym elementem semantycznym w dokumentach.
Dokumenty tworzone w edytorach tekstowych, właściwie przygotowane, będą w pełni dostępne dla osób niewidomych, bez potrzeby ich dodatkowej adaptacji lub konwersji. Ważne jest jednak stosowanie podstawowych zasad, mających wpływ na dostępność oraz wygodę posługiwania się dokumentem przez osobę niewidomą.
1. Dostępny tekst
1.1. Tekst, który nie jest dostępny
W niektórych sytuacjach, np. dla urozmaicenia wyglądu dokumentu, zdarza się stosowanie obrazu tekstu, lub umieszczanie tekstu w obiektach graficznych (np. ramkach lub kształtach). Szczególnie często stosowane są ramki tekstowe, które umożliwiają łatwe ich umieszczanie w różnych miejscach na stronie. Ramki tekstowe są jednak obiektami graficznymi, i mimo że ich zawartość jest tekstem, należy je traktować jako niedostępne dla programów odczytu ekranu.
W dokumencie nie należy stosować:
- tekstu ozdobnego (wordArt), obiektów ClipArt,
- tekstu umieszczanego wewnątrz pól tekstowych, kształtów graficznych, ramek tekstowych,
- treści tekstowych w postaci obrazu (zdjęcia).
1.2. Prawidłowa interpunkcja i znaki narodowe
W dokumentach tekstowych także ze względu na ich dostępność, należy prawidłowo stosować interpunkcję i polskie znaki. Wizualnie pamięć wzrokowa podpowiada nam znaczenie brakujących ogonków, a interpunkcja ma znaczenie formalne. Dla programów udźwiękawiających elementy te mają bardzo istotne znaczenie, szczególnie interpunkcja bezpośrednio wpływa na zrozumiałość mowy generowanej syntetycznie, tym bardziej, że osoby niewidome dla szybszego zapoznawania się z dokumentami bardzo przyspieszają jej tempo. Każdy przecinek to intonacja i przerwa ułatwiająca zrozumienie komunikatu.