Wszystkie wydarzenia powinny spełniać wymogi dostępności zarówno w obszarze dostępności architektonicznej jak i cyfrowej oraz komunikacyjnej. Dostępność powinna zatem obejmować miejsce wydarzenia, informację i promocję wydarzenia, materiały udostępniane w związku z wydarzeniem, komunikację w trakcie wydarzenia, przerwy, catering a nawet procedury na sytuację ew. ewakuacji czy zabezpieczenie medyczne ma czas organizowanego wydarzenia.
Organizując lub współorganizując wydarzenia należy pamiętać o następujących zasadach:
1. Uwzględnij udział osób ze szczególnymi potrzebami
Przy planowaniu i organizacji przedsięwzięcia należy wziąć pod uwagę możliwość pojawienia się wśród uczestników osób ze szczególnymi potrzebami: osób z niepełnosprawnościami, osób z ograniczonymi możliwościami mobilności i percepcji.
Jeśli wydarzenia mają charakter otwarty zawsze należy uwzględnić udział osób ze szczególnymi potrzebami.
Jeśli wydarzenia mają postać zamkniętą, tzn. udział w nich wymaga rejestracji szczególne potrzeby można określić przy użyciu formularzy rejestracyjnych.
2. Miejsca wydarzeń muszą być dostępne architektonicznie
Podmioty publiczne zawsze są zobowiązane do zapewniania dostępności w podstawowym zakresie (tzn. architektonicznym, cyfrowym i komunikacyjnym).
Planując miejsce wydarzenia należy zadbać o dostępność architektoniczną budynku oraz wszystkich sal udostępnianych w związku z wydarzeniem, np. miejsc cateringu czy rejestracji. Szczególną uwagę należy zwrócić na wszystkie wydarzenia kuluarowe, często organizowane w formie stojącej. Nie wolno zapominać o osobach poruszających się na wózkach, osobach niskorosłych, czy po prostu możliwości wygodniejszego skorzystania z krzeseł.
Dostępność architektoniczna powinna obejmować zarówno uczestników jak i prelegentów – poza obszarem audytorium należy także zadbać o dostępność katedr i miejsc prowadzenia wystąpień.
W bezpośrednim sąsiedztwie miejsca wydarzeń musi być dostępna toaleta dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.
Wszystkie informacje dotyczące dostępności miejsca wydarzenia należy udostępnić wcześniej. W informacjach należy również uwzględnić możliwość dojazdu – dostępność transportu miejskiego jak i tzw. niebieskich miejsc parkingowych.
- Planując miejsce wydarzenia należy zadbać o dostępność architektoniczną budynku oraz sal.
- W bezpośrednim sąsiedztwie miejsca wydarzeń musi być dostępna toaleta dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.
- We wszelkich postępowaniach przetargowych podmioty publiczne zobowiązane są uwzględniać i zapewniać aspekt dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami.
- Dostępność architektoniczną można skonsultować z koordynatorem ds. dostępności architektonicznej w BON.
3. Wydarzenia muszą być dostępne komunikacyjnie
Ważnym obszarem dostępności wydarzenia jest zadbanie o rozwiązania zapewniające możliwość pełnego udziału w wydarzeniu dla osób słabosłyszących czy głuchych. Aule wykładowe powinny być wyposażone w pętle indukcyjne transmitujące dźwięk z systemu nagłośnienia sali bezpośrednio do aparatów słuchowych. Mniejsze sale można wyposażyć w przenośne pętle indukcyjne. Osobom głuchym należy zapewnić wsparcie w postaci tłumacza języka migowego.
- Potrzeby uczestników wydarzeń w zakresie dostępności należy zebrać wcześniej umożliwiając ich zgłaszanie przed planowanym wydarzeniem.
- Uczestnikom słabosłyszącym należy zapewnić wsparcie w postaci zastosowania pętli indukcyjnych w salach wykładowych
- Uczestnikom niesłyszącym należy zapewnić wsparcie w postaci tłumacza języka migowego. Działania w tym zakresie należy skonsultować z BON.
- Dodatkowym wsparciem może być zastosowanie transkrypcji na żywo. Najprostszym sposobem może być zastosowanie respeakingu i rozwiązań opartych na rozpoznawaniu mowy (np. webcaptioner.com). Duże wydarzenia wymagają zaangażowania profesjonalnej obsługi.
4. Wydarzenia muszą być dostępne cyfrowo
Ważnym obszarem dostępności wydarzenia jest zapewnienie dostępności informacji związanych z wydarzeniem: strony internetowej, formularzy rejestracyjnych, czy promocji wydarzeń w serwisach społecznościowych. Wszystkie te informacje muszą spełniać co najmniej wymogi dostępności cyfrowej określone w wytycznych WCAG2.1 na poziomie AA.
Publikowane informacje przede wszystkim powinny mieć postać tekstową – częstym błędem jest poprzestawanie na publikowaniu w różnych mediach jedynie graficznego plakatu wydarzenia. Materiały graficzne muszą posiadać tekstową alternatywę. Materiały multimedialne muszą posiadać co najmniej dodatkową audiodeskrypcję oraz napisy rozszerzone. Dostępność cyfrowa musi także obejmować materiały związane z wydarzeniem
- Strona internetowa wydarzenia oraz wszelka komunikacja w zakresie rejestracji i wymiany informacji z uczestnikami musi być dostępna cyfrowo.
- Materiały udostępniane uczestnikom przed, w trakcie oraz po wydarzeniu muszą mieć postać dostępną dla uczestników. Potrzeby w tym zakresie należy zebrać wcześniej, na etapie rejestracji. Zalecamy stosowanie formatów cyfrowych spełniających warunki dostępności. W szczególnych sytuacjach mogą mieć one postać specjalną np. wydruku brajlowskiego lub planu dotykowego.
5. Organizacja wydarzeń on-line
Szczególnych starań wymaga organizacja wydarzeń on-line. Dostępność cyfrowa musi obejmować narzędzia internetowe stosowane podczas samego wydarzenia, w szczególności rozwiązania stosowane do transmisji online. W szczególności należy zwrócić uwagę na:
- Wybór dostępnego narzędzia do komunikacji – najpopularniejsze narzędzia zapewniają dostępność (Zoom, MS Teams, Google Meet),
- Zebranie informacji o szczególnych potrzebach uczestników wydarzenia,
- Zapewnienie dostępności komunikacyjnej adekwatnie do potrzeb (jeżeli wydarzenie ma mieć charakter otwarty należy zadbać o zapewnienie wszystkich poniższych):
- napisów na żywo,
- tłumaczenia na polski język migowy,
- audiodeskrypcji,
6. Strony wydarzeń, serwisy społecznościowe, usługi internetowe
Często do promocji wydarzeń tworzone są dedykowane, tzw. jednostronicowe strony internetowe pełniące funkcję atrakcyjnego i interaktywnego plakatu informacyjnego. Niezależnie od celu i postaci strony te są objęte obowiązkiem dostępności jak typowe informacyjne strony internetowe.
Wymogi dostępności dotyczą także serwisów społecznościowych i wszelkich usług internetowych używanych przez podmioty publiczne. W takiej sytuacji obowiązek dostępności dotyczy treści, a nie samego portalu społecznościowego. Podmiot publiczny nie jest odpowiedzialny za ewentualną niedostępność, czy błędy dostępności samego portalu społecznościowego. Obowiązek zapewniania dostępności dotyczy publikowanych za ich pomocą treści.
Treści tekstowe w mediach społecznościowych należy formułować w sposób prosty i zrozumiały. Zawsze, gdy jest to możliwe należy stosować znaczniki semantyczne, np. do oznaczania nagłówków czy list.
Dodając załączniki (np. formularze, dokumenty w formie PDF) zawsze należy dbać o ich maksymalną dostępność cyfrową. Wstawiane grafiki muszą posiadać treść alternatywną, a filmy muszą posiadać napisy rozszerzone – jest to możliwe we wszystkich serwisach społecznościowych.
- Na Twitterze nie można edytować opublikowanych treści. Można je jedynie usunąć. O dostępność należy zadbać w momencie publikacji twitów.
- Tekst twitów może być wyłącznie ciągłym tekstem – nie ma możliwości wstawiania nagłówków, list, wyróżnień, itp.
- Do grafik można dodawać tekst alternatywny – pod załadowanym zdjęciem należy wybrać „Dodaj opis obrazu”. Uwaga, należy to zrobić przed publikacją wpisu, później edycja twitu nie jest już możliwa.
- Do filmów możliwe jest dodanie napisów rozszerzonych w formacie srt.
- W zwykłych wpisach można wprowadzać jedynie tekst ciągły, bez możliwości wstawiania znaczników nagłówków, list, wyróżnień, itp.
- We wpisach w grupach można wstawiać w tekście oznaczać nagłówki, listy, pogrubienia, cytaty, itp
- Do grafik można dodawać opisy alternatywne. Służy do tego przycisk „Edytuj” wyświetlony po wskazaniu zdjęcia.
- Do filmów możliwe jest dodanie napisów rozszerzonych w formacie srt.
- We wpisach można wprowadzać jedynie tekst ciągły, bez możliwości wstawiania znaczników nagłówków, list, wyróżnień, itp.
- W artykułach jest możliwość ustawiania styli dla treści, możliwe jest oznaczanie nagłówków, stosowanie list, wyróżnień itp.
- Do grafik można dodawać opisy alternatywne za wyjątkiem grafiki umieszczanej w nagłówku artykułu – w takiej sytuacji możliwe jest dodanie jedynie podpisu.
- Do filmów możliwe jest dodanie napisów rozszerzonych w formacie srt.
YouTube
- W opisach filmów można wprowadzać jedynie tekst ciągły, bez możliwości wstawiania znaczników nagłówków, list, czy wyróżnień.
- Do filmów możliwe jest dodanie napisów rozszerzonych różnych w formatach i w wielu językach.
- Dodanie napisów jest możliwe po zalogowaniu do panelu YouTube Studio.
- Serwis YouTube udostępnia możliwość automatycznego utworzenia napisów, ale funkcja te nie jest obecnie dostępna dla języka polskiego.
Wskazówki dotyczące tworzenia wpisów w mediach społecznościowych
- Zawsze stosuj prawidłową pisownię. Nie pomijaj stosowania znaków narodowych. Unikaj pisania wersalikami lub jedynie małymi literami. Twórz pełne zdania, z prawidłową interpunkcją.
- Duże bloki tekstu dziel na akapity za pomocą łamania wierszy.
- Dbaj o właściwe zwroty np. pisząc o osobach z niepełnosprawnościami – używany język zawsze powinien wyrażać szacunek dla innych.
- Twórz hashtagi z użyciem wielkich liter np.: #SzkolenieDostepnosc – taki hashtag jest bardziej czytelny, niż #szkoleniedostepnosc.
- Nie używaj wielu emotikonów we wpisach i najlepiej umieszczaj je na końcu.
- Unikaj używania emotikonów w swojej wyświetlanej nazwie.
- Unikaj znaków specjalnych – jeśli publikujesz grafikę ASCII, opublikuj obraz grafiki i napisz opis obrazu.