Bardzo często na stronie internetowej publikujecie Państwo oficjalne dokumenty, lub wysyłacie je w korespondencji elektronicznej. Jak robić to zgodnie z ustawą o dostępności cyfrowej?
W skrócie:
Pamiętajmy, że o ważności dokumentu świadczy już sam fakt jego publikacji w Państwa serwisie. Dlatego, zamiast umieszczać skany oficjalnych pism z pieczęciami i podpisami w postaci plików PDF lub obrazów, przygotujcie Państwo treść tych dokumentów w formie zwykłego tekstu, który będzie poprawnie odczytywany przez technologie wspomagające. Ułatwieniem w przygotowaniu treści mogą być programy do rozpoznawania tekstu (OCR). Możecie Państwo także sięgnąć do źródła dokumentu, z którego został on wydrukowany.
Najlepszą formą będzie publikacja tego tekstu wprost na stronie w formie wpisu czy artykułu. W przypadku dłuższych tekstów najlepiej umieścić na stronie link do dokumentu MS Word zapisanego jako DOCX. Alternatywą może być dokument PDF zawierający warstwę tekstową.
Ważne!
Jeśli już koniecznie musicie Państwo umieścić na stronie internetowej lub wysłać w wiadomości e-mail skan dokumentu, to absolutnie, zawsze powinna dodatkowo zostać opublikowana jego wersja tekstowa, o której pisano powyżej.
Bardzo dobrze wyjaśnia to zagadnienie artykuł Adama Pietrasiewicza opublikowany w oficjalnym portalu gov.pl, który cytujemy w całości:
Czy trzeba publikować skany dokumentów?
Podmioty publiczne nie mają prawnego obowiązku publikowania skanów. Dostępność cyfrowa dokumentów jest dużo ważniejsza i obowiązkowa, w przeciwieństwie do pieczątek i odręcznych podpisów.
Błędne wyobrażenie obowiązku i bezpieczeństwa
Panuje dość powszechne przekonanie, że w niektórych sytuacjach trzeba opublikować skan będący obrazem wydrukowanego dokumentu. Dwie najczęstsze motywacje do tego to:
- zachowanie pieczątek i odręcznych podpisów na dokumencie,
- zabezpieczenie dokumentu przed zmianą przez użycie formatu PDF.
Tymczasem pieczątki i odręczne podpisy nie są wymagane prawnie w dokumentach publikowanych na stron internetowych podmiotów publicznych. Zabezpieczenie pliku przed format PDF też jest złudne, bo istnieją dziesiątki bezpłatnych programów umożliwiających edycję takich plików.
Na dodatek tak przygotowane dokumenty są niedostępne cyfrowo. W efekcie tego m.in. osoby z niepełnosprawnościami nie są w stanie z nich skorzystać, bądź sprawia sprawia im to poważne problemy.
Każdy dokument opublikowany w BIP jest dokumentem urzędowym
Już sam fakt, że dokument (w dowolnym formacie) jest publikowany w Biuletynie Informacji Publicznej oznacza, że opublikował go podmiot publiczny. Jest to zatem automatycznie dokument urzędowy.
Jak publikować dokumenty zgodnie z prawem?
Z artykułu 3. ustęp 2. ustawy o dostępności cyfrowej wynika jednoznacznie, że wszystkie dokumenty publikowane przez podmiot publiczny po 23 września 2018r. muszą być dostępne cyfrowo. Dotyczy to także wszystkich wcześniej opublikowanych dokumentów, które służą lub odnoszą się do bieżącej działalności podmiotu.
Przygotowaliśmy poradnik z podpowiedziami jak zapewnić dostępność dokumentów tekstowych tworzonych w programie MS Word. Na końcu tak przygotowanego dokumentu wystarczy napisać kto go podpisał i opublikować go w formacie „docx”.
Wówczas mamy pewność, że dokument jest dostępny dla użytkowników z niepełnosprawnościami, a co za tym idzie zgodny z prawem.
Dokument znajdzie się na stronie podmiotu publicznego, więc nie będzie wątpliwości co do tego, kto go tam umieścił i od kogo pochodzi.
W razie wątpliwości co do tego rozwiązania można dodatkowo opublikować skan z informacją, że jest to skan dokumentu odwzorowujący dokument oryginalny.