Aby działania służące zapewnieniu dostępności cyfrowej odniosły swój skutek, należy je podejmować w sposób ciągły, wszędzie tam, gdzie informacje są tworzone, przetwarzane i rozpowszechniane. Przykładowo: tworząc dokument i zamykając go w postaci zamkniętej, np. wydruku publikacji pamiętajmy o udostępnieniu jego wersji tekstowej, najlepiej on-line; wysyłając zaproszenie w postaci graficznej, np. plakatu, równolegle dodajmy jego tekstową treść; publikując nagranie wideo dodajmy do niego napisy, a ponieważ w procesie tworzenia napisów powstaje skrypt, także go opublikujmy, itd.
Cyfrowa postać informacji oraz technologie internetowe leżą u podstaw współczesnej komunikacji, która najczęściej ma postać poczty elektronicznej. Wysyłając wiadomości należy pamiętać o zapewnieniu ich dostępności cyfrowej. Pomoże nam w tym stosowanie się do poniższych zasad.
1. Treść wiadomości musi być tekstem
Wysyłane wiadomości zawsze powinny mieć postać tekstową. Nie należy tworzyć tzw. e-maili graficznych, których treścią jest obraz. Obrazy mogą być elementem uzupełniającym w wiadomości, ale pełna informacja musi być przedstawiona jako treść tekstowa.
W wiadomościach nie należy tworzyć graficznych wizytówek umieszczanych na końcu wiadomości – uniemożliwi to dostęp do informacji kontaktowych np. osobom niewidomym. Wizytówka powinna mieć postać tekstową (html) za wyjątkiem obrazków będących logami.
Wiadomość można uzupełnić o dołączoną wizytówkę w formacie vcard co ułatwi dodanie kontaktu do książek adresowych.
Należy także pamiętać, że stopki wiadomości e-mail wysyłanych z kont pracowników UW powinny być z godne z wytycznymi zawartymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej UW.
2. Materiały graficzne muszą posiadać odpowiednik tekstowy
Materiały mające postać graficzną, np. plakaty, ulotki, zdjęcia, skanu itp. muszą posiadać odpowiednik tekstowy. Należy pamiętać, że graficzny dokument nie może stanowić podstawowej treści wiadomości, ale jedynie pełnić rolę dodatkową. Wszystkie informacje zawarte na plakacie muszą być zawarte w treści wiadomości.
Załączniki wiadomości mające postać graficzną, np. obrazy muszą posiadać odpowiednik w postaci spełniającej warunki dostępności. Może on być zamieszczony bezpośrednio w treści wiadomości, w postaci dodatkowego załącznika lub w postaci zasobu on-line, do którego odnośnik zostanie umieszczony w treści wiadomości.
3. Załączniki wiadomości muszą spełniać wymogi dostępności
Załączane dokumenty powinny spełniać wszystkie wymogi dostępności. Najlepiej, aby dokumenty miały postać tekstową np. edytora Word.
Dokumenty w formacie PDF należy załączać tylko, jeśli ich podstawowa treść ma postać tekstową wraz z oznaczeniem jej struktury (PDF znakowany). Aby mieć pewność, że załączany dokument PDF ma dostępną treść każdorazowo należy ją sprawdzić walidatorem dostępności programu Adobe Acrobat.
Najlepszym rozwiązaniem będzie jednak zamieszczanie wraz z dokumentem PDF jego odpowiednika w formacie dokumentu tekstowego.
4. Załączniki muszą być łatwe do użycia
Duże załączniki należy umieszczać w postaci łącz do zasobów umieszczanych na dyskach sieciowych (w tzw. chmurach). Ich bezpośrednie dołączanie do wiadomości niepotrzebnie przepełnia skrzynkę.
W przypadku potrzeby stosowania archiwów należy stosować format zip, którego obsługa jest wbudowana w systemy operacyjne urządzeń, i nie wymaga instalowania dodatkowych aplikacji rozpakowujących.
Wszelkie pliki wysyłane w postaci załączników lub zasobów on-line powinny posiadać krótką, jednoznaczną nazwę informującą o ich zawartości i ułatwiającą odnalezienie pliku po jego zapisaniu.
5. Zrozumiała treść wiadomości
Przy tworzeniu treści zaleca się używać prostego, jednoznacznego języka tak aby treści były dostępne i zrozumiałe również dla osób których natywnym językiem jest inny język niż język polski.
Odbiorcami wiadomości mogą być np. osoby głuche, dla których język polski jest językiem obcym, a językiem naturalnym jest Polski Język Migowy.
Inne formy komunikacji elektronicznej
Zadanie komunikacji mogą realizować różne narzędzia oparte o technologie internetowe. Blogi, fora internetowe, czaty a obecnie najczęściej serwisy społecznościowe. Każde z tych form komunikacji jest rodzajem strony internetowej, a więc stosują się do nich wszystkie zasady dostępności stron internetowych, w szczególności wynikające z wytycznych WCAG2.1 AA.
Stosując wszelkie narzędzia komunikacji elektronicznej jesteśmy zobowiązani, aby upewnić się, czy narzędzia te spełniają wymogi dostępności. Korzystając z tych narzędzi zawsze powinniśmy stosować wszystkie zasady dostępności.